Auxiliar Administrativa

Fecha límite de aplicación para la vacante 17 Feb 2020 - 11am

TITULO DEL PUESTO: Auxiliar Administrativa.

 

EQUIPO/PROGRAMA:

Logística & Administración

 

UBICACION:  Arauca, Colombia

GRADO:  - Auxiliar

 

Tipo de Contrato: Laboral

Permanente            

Término Definido   

 

 

SALVAGUARDA DE LA INFANCIA:

 

Nivel 1- Este cargo tendrá poca frecuencia de contacto con niños y adolescentes. Aun así, se observará el cumplimiento de la política de protección.

 

Nosotros necesitamos mantener procesos seguros de selección, por lo cual se incluyen verificaciones rigurosas de antecedentes, Refleja nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso

 

 

PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN:

 

Save the Children es la organización líder en defensa de los derechos de la infancia en todo el mundo.  Trabajamos en más de 120 países salvando vidas, proporcionando seguridad y protección a los niños y niñas y defendiendo sus derechos.

 

Trabajamos en conjunto con nuestros socios, para impulsar avances en la forma en que el mundo trata a los niños y niñas, con el fin de generar cambios inmediatos y duraderos en sus vidas.

 

Save the Children está presente en Colombia desde hace más de 25 años; centra sus esfuerzos en defender los derechos de la niñez, su programa desarrolla diversas acciones en los temas de educación, protección, políticas públicas para la niñez, seguridad alimentaria y medios de vida. Estas acciones también las desarrolla durante las emergencias, implementando medidas de protección a la niñez por desastres naturales o situaciones derivadas de los conflictos. Se esfuerza en construir o fortalecer la capacidad de las comunidades en la prevención, preparación de emergencias, gestión del riesgo, especialmente en los espacios donde viven o se concentran los niños y niñas como centros de desarrollo infantil, escuelas y espacios comunitarios amigables para la niñez. Participa en escenarios de coordinación nacional de la atención en emergencias, para así garantizar el enfoque de la niñez en estas situaciones.

 

OBJETIVO DEL PUESTO:

Apoyar al área de logística, administración y recursos humanos para asegurar todas las acciones que se requieran desde el punto de vista administrativo y de recursos físicos para el adecuado funcionamiento de la oficina de Arauca, así como apoyar los procesos logísticos asociados a eventos internos y externos en la misma ciudad.

 

ALCANCE DEL PUESTO:              

 

Reporta a:  Gerencia de Terreno

Personal que reporta directamente a este puesto

Directo: Ninguno

Indirecto: ninguno

Responsabilidades de presupuesto: Manejo de efectivo de caja menor

Dimensiones: Apoya la adecuada gestión administrativa, logística y de recursos humanos de la oficina de Arauca.

 

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:

 

Administración de Oficina

Atender la recepción de la oficina, ofrecer asesoría y re-direccionar correspondencia.

Preparar logísticamente lo necesario para eventos internos y externos (reuniones, visitas, talleres, capacitaciones, etc,)

Gestionar el control de inventarios de elementos fungibles y tecnológicos de la oficina.

Garantiza la recepción oportuna de la facturacion mensual correspondientes a gastos fijos de la oficina.

Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago de los mismos.

Apoyar a nivel logístico y operativo el desarrollo de visitas nacionales e internacionales.

Realizar seguimiento a envío y recepción de elementos a través de correo certificado.

Recursos Humanos

Apoyar los procesos de reclutamiento que se coordinan desde Bogotá.

Apoyar la aplicación de entrevistas presenciales y realización de pruebas técnicas.Apoyar en la entrevista de salida de empleados.

Apoyar que el staff participe en procesos de inducción y capacitaciones mandatarias.

Apoyar la realización y envío oportuno de evaluaciones de periodo de prueba, desempeño, 360° y otras a Bogotá.

Consolidar las novedades de nómina para reportar a la oficina principal.

Proponer y liderar las actividades de Bienestar Social (Cumpleaños, día del niño, de la mujer, actividades de fin de año, etc).

Realizar el seguimiento y asesoría en materia del sistema ER CAM para los empleados de la organización, generar los informes de registro de esfuerzo en las hojas de tiempo y realizar los análisis correspondientes para el adecuado seguimiento de los indicadores del sistema.

Guardar confidencialidad sobre toda la información de empleados y área de recursos humanos

Todas las demás que le sean solicitadas.

Participar activamente en el SG – SST realizando inspecciones y colaborando con los requerimientos de la oficina principal.

 

Inventarios

Gestión de donaciones en especie – recepción y verificación

Manejo del sistema TIM, manteniendo información de inventarios actualizada

Realizar inventarios de Insumos de cafetería y aseo, dotación (artículos de visibilidad) del equipo.

Compras

Coordinar alquiler de salones y compras de refrigerios para actividades con el staff.

Asegura que los procesos de adquisiciones de bienes y servicios para las áreas administrativas se realicen con total transparencia de acuerdo a las normas de la Organización.

 

HABILIDADES Y CONDUCTAS (nuestros valores en práctica): 

 

Rendición de cuentas:

Capacidad de gestionar eficientemente los recursos, de acuerdo con los valores de Save the Children.

Exigencia:

Presenta resultados medibles de alta calidad

Visión / orientación de futuro

Colaboración:

Accesible, buen escucha, fácil de hablar, construye y mantiene relaciones efectivas con los colegas, los miembros, asociados externos y simpatizantes.

Apertura para trabajar con diversidad de cultura, valores y diferentes perspectivas de personas.

Creatividad:

Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.

Integridad:

Honesto, fomenta la apertura y la transparencia.  Construye y genera confianza.

 

REQUISITOS 

 

Técnico en áreas administrativas y/o afines, o profesional en carreras afines, mínimo 4 ° Semestre de Administración y /o afines.

Certificarse como compradores de acuerdo a la política y manual de abastecimientos de la organización.

 

COMPETENCIAS:

 

Trabaja con otros de forma efectiva: Trabaja de forma colaborativa para conseguir metas compartidas y crece personalmente con personas de distintas culturas e ideologías, sabe cuándo liderar y cuándo ser parte del grupo, asegurando la posibilidad de trabajar en entornos multiculturales y multinacionales.

Conseguir resultados: Asume su responsabilidad personal y exige a otros la consecución de nuestras metas ambiciosas para la infancia, mejorando continuamente tanto su propio desarrollo personal como el de su equipo o de la Organización.

Innovar y Adaptar: Desarrolla e implementa soluciones innovadoras para adaptarse y tener éxito dentro de un entorno global, cambiante e inestable.

 

EXPERIENCIA Y CUALIDADES

 

Mínimo 6 meses de experiencia en cargos similares.

Alta capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante y fuertes capacidades para organizar y sistematizar información;

Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children

Conocimientos en temas administrativos, logísticos y de manejo de inventarios

Alta capacidad en manejo de herramientas informáticas

Alta capacidad para comunicar 

 

Responsabilidades adicionales al puesto

 

Apoyo en cualquier actividad administrativa, logística, recursos humanos, incluido apoyando en respuestas a situaciones de emergencia.

 

Igualdad de Oportunidades

El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de SCC.

Salud y Seguridad

El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Políticas de Salud y Seguridad.

 

Child Safeguarding

Nosotros necesitamos mantener procesos seguros de selección, por lo cual se incluyen verificaciones rigurosas de antecedentes, Refleja nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso

 

Safeguarding our Staff

El titular del puesto está obligado a llevar a cabo las tareas de conformidad con la política contra el acoso de SCI.

 

NOTA1: Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas anti fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Los datos utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada.

NOTA 2: En todo caso, la solución a la prueba técnica será un criterio de evaluación y selección del personal, por lo que solo se usará el contenido para los efectos del proceso de selección y se respetará la propiedad intelectual del mismo, no genera en ningún caso remuneración alguna.

 

Se recibirán hojas de vida desde el 07 de Febrero hasta el 17 de Febrero de 2020 y podrán aplicar a través de nuestra plataforma de empleo (Taleo):

 

https://stcuk.taleo.net/careersection/jobdetail.ftl?job=2000010U&lang=es

 

 Es de anotar que únicamente se recibirán las hojas de vida, que apliquen a través de este link las hojas de vida remitidas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada en este documento, NO SERÁN RECIBIDAS ni tenidas en cuenta.