Oficial Logístico Administrativo - Santa Marta

Fecha límite de aplicación para la vacante 17 Mayo 2019 - 8pm

Título del Cargo: Oficial Logístico Administrativo

EQUIPO/ PROGRAMA: El cargo hace parte delequiponacionalde Cadena de Suministro, yapoyalas actividades de la dirección de Programas   

Ubicación:

Santa Marta y apoyo de programa de la Guajira

 

Grado: 5

DURACIÓN DEL CONTRATO:Fijo 

 

SALVAGUARDA INFANTIL:

Nivel 2 – Este cargo tendrá contacto con niños y adolescentes ya sea frecuentemente (una o más veces a la semana) o intensivamente (cuatro o más días en un mes o pernoctar) o; durante visitas a los proyectos en el país, por lo que se verificarán antecedentes en el trabajo con infancia.

Nosotros necesitamos mantener procesos seguros de selección, por lo cual se incluyen verificaciones rigurosas de antecedentes, Refleja nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso

 

 

 

OBJETIVO DEL PUESTO:

El Oficial logístico y de administración es responsable de garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo sobre el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina de terreno de Save the Children, de acuerdo con los procedimientos de las políticas y manuales de la organización, en el marco de la implementación de los proyectos en territorio; así prestar apoyo al personal pertinente cuando sea necesario.

 

ALCANCE DEL PUESTO

 

Reporta a: En línea Directa al Coordinador Logística Médica del proyecto, en línea punteada para efectos de logro de resultados de área a la Gerencia Nacional de Cadena de Suministro o al que él delegue.

Personal que reporta directamente al puesto: Asistente Logística, conductores

Directo: Ninguno

Indirecto: Ninguno

Responsabilidad de Presupuesto: Recursos de caja menor asignados. El responsable del cargo, trabaja en estrecha colaboración con los oficiales de campo, conductor, es el enlace entre la oficina de Riohacha para todos los temas relacionados con el área de Cadena de Suministro, pago a proveedores, hojas de tiempo, contratos, visitas desde Bogotá a la oficina de terreno y de la oficina a las distintas zonas del país.

 

RESPONSABILIDADES

 

EN PROCESOS DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS EN GENERAL EN LA ZONA DE INTERVENCION DE SANTA MARTA

FOCALIZADOS:

Organizar y  ejecutar de todos los procesos de Cadena de Suministro de los proyectos del área de salud de la organización en la ciudad de Santa Marta u otro territorio que se le asigne, relacionados con la adquisición de bienes y servicios, gestión de inventarios y activos, aprovisionamiento,  y almacenamiento, gestión de flotas, así como los procedimientos administrativos relacionados con sus responsabilidades, de acuerdo con las Políticas y Manuales de procedimientos de la organización

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, así como la normativa nacional , bajo la premisa de “Garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo”;

-Mantener actualizados todos los instrumentos de planificación y seguimiento de Cadena de suministros, para el excelente desempeño del área:

-SC-PR-03 Plan de Adquisiciones

-SC-PR-04 Rastreador de Adquisiciones

-SC-PR-05 Base de Proveedores

-SC-PR-18 Formulario aprobación de beneficios (BAF) v2.2.ESP

-Utilizar el sistema de la organización para gestionar los procesos de suministro, compras, gestión de proveedores y de contratos;

-Trabajar en colaboración con otros departamentos de SC (Finanzas, Premios, rograma), cumpliendo los requerimientos técnicos y de tiempo;

-Informar sobre todas las actividades logísticas al Coordinador de Logística Médica de acuerdo con las necesidades de interactuar, con el fin de dar respuesta oportuna a las necesidades de los proyectos de salud;

-Reportar al Coordinador Logístico de saludo y/o al Gerente de Cadena de Suministros o a quien el delegue, todas las responsabilidades sobre informes (mensuales, trimestrales o cuando se requieran) del área;

-Atender los requerimientos del Gerente de Cadena de Suministro o al que el delegue;

-Desempeñar cualquier otra función que solicite el coordinador de Logística o el Gerente Nacional de Cadena de suministro.

 

Adquisiciones locales

-Realizar todos los procesos de adquisición de los proyectos asignados en la ciudad de Santa Marta, los cuales deben cumplir con las políticas y manuales de la Organización (incluyendo los esquemas de delegación), así como asegurar que, todos los documentos de compra estén completos y archivados;

-Realizar y hacer aprobar todos los análisis de ofertas para las compras que lo requieran de acuerdo con los procedimientos de umbrales.

-Asegurarse de que todos los pedidos de compra realizados con los proveedores se entreguen, se paguen a los proveedores a tiempo y se mantenga una relación profesional positiva con los proveedores.

-Mantener una base de proveedores actualizada y establecer el proceso de gerencia de beneficio por cada proceso de compras;

-Cuando corresponda supervisar al asistente de logística para recolectar cotizaciones y/o hacer compras en efectivo de acuerdo con los procedimientos de la política y el manual de adquisiciones;

 

Infraestructura

-Asegurar el éxito de la instalación y gestión de las instalaciones (apertura, adecuaciones y mantenimiento de la oficina de terreno e infraestructura de programa de salud), siguiendo las instrucciones del Gerente Nacional de Cadena de Suministro;

-Implementar sistemas de control para el uso y mantenimiento de todos los materiales y suministros de las oficinas.

 

Administración de inventarios, gestión de activos y almacén

 

-Supervisar la configuración y gestión del almacén utilizando el TIM (Total Inventory Management);

-Supervisar los almacenes y la gestión de las existencias de los almacenes;

-Mantener el registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales y otros sistemas relacionados, asegurando que estos se encuentren cubiertos en la póliza todo riesgo con la que cuenta la organización.

 

Transporte y comunicaciones

-Regular y gestionar el uso de vehículos y equipos de comunicaciones;

-Planificar la asignación de vehículos con el fin de satisfacer de forma óptima las necesidades de los programas a cargo y preparar el informe mensual de flota;

-Supervisar el mantenimiento de los vehículos propiedad de SC y de los vehículos alquilados y supervisar las competencias de los conductores;

-Asegúrese de que los conductores sigan las regulaciones locales y las políticas y el Código de Conducta de SC en todo momento cuando trabajen con SC;

-Conocer y asegurar el uso eficiente y la gestión de contratos de todos los vehículos de alquiler junto con el equipo de la oficina;

-Monitorear los movimientos y la seguridad de todos los equipos de campo comunicándose por teléfono y por cualquier otro medio disponible de acuerdo con las directrices de seguridad y el estado actual de la seguridad.

 

Administración y elaboración de informes:

-Asegurarse de que se siguen los procedimientos administrativos y las normas adecuadas para el seguimiento de los pedidos, los pedidos, el mantenimiento de existencias y el envío, de conformidad con las normas y procedimientos de SC;

-Mantener un sistema de archivo completo de todos los documentos logísticos y referencias de apoyo de acuerdo con las normas y políticas de SC;

-Garantizar la presentación oportuna de informes sobre las actividades logísticas (seguimiento de las adquisiciones, informe de existencias, informe sobre el rendimiento de los vehículos, registro de activos)

-Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.

-Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de con la Oficina de Bogotá de manera permanente

 

Correspondencia y archivo

-Recibiryentregarlacorrespondenciadelaoficina.

-Organizarlosenvíosdecorrespondenciasemanaldelaoficinade terrenoaBogotá.

-AsegurarelarchivoadecuadodetodalainformacióndelaoficinadeSavetheChildren

 

Servicios para la oficina

-EsresponsabledelaadministraciónyfuncionamientoadecuadodelasoficinasdeSAVE y/o la Unidad de salud de Santa Marta:

-Asegurarelseguimientoalvencimientodeserviciospúblicosyotrosqueserequieranparael normalfuncionamiento,ycoordinarelpagoconlaOficinaenBogotáodesde terreno según sea elcaso;

-Asegurarlaadecuadapresentacióndelaoficinaypermanentedisposicióndeútiles,elementosde cafeteríayrecursosengeneralparalaoperación de la oficina de terreno;

-Asegurarelusorazonabledeinventariosdeaseoyútilesdeoficina.

 

En relación con tramites de Viaje

-Realizar todas las actividades que correspondan para la compra de tiquetesaéreosytransportesterrestres,apartirdesolicitudesespecíficas delosmiembrosdetrabajodelaOficinade territorio con sus respectivas aprobaciones, asegurando la políticadeviajes;

-EnviarlasrendicionesoportunamentealaoficinaenBogotá y la Guajirapararegistrocontable;

-Asegurarelcumplimientodelosrequisitoslegalesdelasfacturasrelacionadasconlosgastosdel proyecto.

 

Caja Menor

-Mantenerlosrecursosdecajamenorsalvaguardadosdetercerosysoportesdegastospagados organizados;

-Hacerlospagosdeoficinaautorizados,tomandoencuentalanormatividadsobrefacturacióny tributariacolombiana;

-Verificarcodificacióndelgastoyregistrarenelcomprobantedecajamenor;

-Solicitarreembolsodecajamenor,segúnlosprocedimientosacordados;

-Asegurarquelacajamenoresusadasoloparalospropósitosestablecidos.

 

RECURSOS HUMANOS

-Apoyar aspectosdepersonal delaOficinade terreno y enviarlosBogotáparasutrámite correspondienteenRRHH.(notificaciónincapacidades,ausentismos,emergencias)

-Realizar reporte de casos de fraude e incidentes de protección a los puntos focales y según las políticas

-Realizar los aspectosde puestos de trabajo a cargo con el área de RRHH (contratación, evaluación de desempeño, establecer objetivos trimestrales, notificaciónincapacidades,ausentismos,emergencias).

 

HABILIDADES Y CONDUCTAS (Nuestros valores en práctica)

Rendición de cuentas:

-Capacidad de análisis, organización y síntesis de información.

-Capacidad por sí mismo tomar decisiones, gestionar eficientemente los recursos, alcanzando y siendo ejemplo de los valores de Save the Children.

 

Exigencia:

-Asume la responsabilidad para su propio desarrollo personal y el de su equipo de trabajo Presenta resultados medibles de alta calidad

 

Colaboración:

-Accesible, buen escucha, fácil de hablar, construye y mantiene relaciones efectivas con los colegas, los miembros, asociados externos y simpatizantes.

-Apertura para trabajar con diversidad de cultura, valores y diferentes perspectivas de personas.

 

Creatividad:

-Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.

 

Integridad:

-Honesto, fomenta la apertura y la transparencia. Construye y genera confianza.

 

  

REQUISITOS PARA APLICAR AL CARGO

FORMACIÓN

-Profesional en áreas administrativas, logística y distribuciones, negocios internacionales o áreas relacionadas

EXPERIENCIA Y CUALIDADES

-Mínimo tres años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional;

-Capacidad para analizar y resolver problemas, tomar decisiones;

-Capacidad para trabajar de forma independiente bajo una supervisión mínima;

-Comprensión y compromiso con los objetivos, valores y principios de Save the Children;

-Habilidades numéricas competentes: capacidad para realizar cálculos tales como estimaciones de flete, peso dimensional y porcentajes;

-Excelente mantenedor de registros que mantiene la información actualizada; comprensión de los principios de la gestión de datos;

-Buenas habilidades de comunicación;

-Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área;

-Alta competencia en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);

-Capacidad para trabajar bajo presión y facilidad para establecer prioridades y cumplir con plazos establecidos;

-Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis;

Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante;

-Capacidad comprobada para poder trabajar en equipo, po multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional;

-Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para este cargo;

-Políticamente y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia;

Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children.

-Certificarse como compradores de acuerdo con la política y manual de abastecimientos de la organización.

 

Responsabilidades adicionales al puesto

Eventualmente apoyo en atención a emergencias.

 

Igualdad de Oportunidades

El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de SCI.

 

Salud y Seguridad

El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Salud y Seguridad.

           

Salvaguarda a  nuestro personal

El titular del puesto está obligado a llevar a cabo las tareas de conformidad con la política contra el acoso de SCI.

 

NOTA1: Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas anti fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Los datos utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada.

 

NOTA 2: En todo caso, la solución a la prueba técnica será un criterio de evaluación y selección del personal, por lo que solo se usará el contenido para los efectos del proceso de selección y se respetará la propiedad intelectual del mismo, no genera en ningún caso remuneración alguna.

 

Se recibirán hojas de vida hasta el 03 Mayo de 2019y deberá aplicar únicamente por la página de Computrabajo, mediante el siguiente link: https://www.computrabajo.com.co/ofertas-de-trabajo/oferta-de-trabajo-de-...

 

Las propuestas presentadas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada en este documento, NO SERÁN RECIBIDAS ni tenidas en cuenta por el comité de selección, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.