VACANTE: Asistente de Logística y Administración

Fecha límite de aplicación para la vacante 20 Mayo 2016 - 9am

PROTECCION INFANTIL: 

Nivel 1 – Este cargo no tiene contacto con niños o adolescentes o accede a información relacionada.

PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN:

Save the Children es la organización líder en defensa de los derechos de la infancia en todo el mundo. Trabajamos en más de 120 países salvando vidas, proporcionando seguridad y protección a los niños y niñas y defendiendo sus derechos.

Trabajamos en conjunto con nuestros socios, para impulsar avances en la forma en que el mundo trata a los niños y niñas, con el fin de generar cambios inmediatos y duraderos en sus vidas.

Save the Children está presente en Colombia desde hace más de 25 años; centra sus esfuerzos en defender los derechos de la niñez. Su programa desarrolla diversas acciones en los temas de educación, protección, políticas públicas para la niñez, seguridad alimentaria y medios de vida. Estas acciones también las desarrolla durante las emergencias, implementando medidas de protección a la niñez por desastres naturales o situaciones derivadas de los conflictos. Se esfuerza en construir o fortalecer la capacidad de las comunidades en la prevención, preparación de emergencias, gestión del riesgo, especialmente en los espacios donde viven o se concentran los niños y niñas como centros de desarrollo infantil, escuelas y espacios comunitarios amigables para la niñez. Participa en escenarios de coordinación nacional de la atención en emergencias, para así garantizar el enfoque de la niñez en estas situaciones.

OBJETIVO DEL PUESTO:

  • El/La asistente de logística y administración, es responsable de garantizar el aprovisionamiento y distribución de los bienes y servicios requeridos para el logro de la misión institucional, a partir de las necesidades específicas de los programas desarrollados por la fundación Save the Children  Colombia.
  • En Coordinación con el Coordinador de proyectos de Cali, asegurar todas las acciones que se requieran desde el punto de vista administrativo para el adecuado funcionamiento de la oficina.
  • Apoyar todos los procesos logísticos asociados a las actividades desarrolladas desde la Oficina de Save the Children en Cali.
  • Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de Cali con la Oficina de Bogotá de manera permanente previa revisión del Coordinador de proyectos de Cali.

ALCANCE DEL PUESTO: 

Reporta a: Coordinador de Proyecto en Cali y Coordinador Nacional de Logística y Administración

Personal que reporta directamente a este puesto: N.A 

  • Directo: Equipo de programas de Cali, y con proveedores en cumplimiento de sus funciones. 
  • Indirecto: ninguno 

Responsabilidades de presupuesto: Ninguna 

Dimensiones: sostiene comunicación con los demás coordinadores de área, Director de País y el SMT a nivel local. 

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD: 

Logísticas y Administrativas

  • Administrar el módulo de inventario de papelería e insumos en el sistema INTEGRATED.
  • Realizar el registro de inventarios de contribuciones en especie y materiales con destino a beneficiarios adquiridos en Bogotá en el sistema TIM.
  • Apoyar el proceso diario de verificación de condiciones para el cierre de la oficina con la persona autorizada
  • Gestionar servicios de transporte y alojamiento para visitas.
  • Apoyar todo el proceso logístico que se requiera por cuenta de las actividades temáticas de la oficina de país en Bogotá.

Compras

  • Recepción de requisiciones de compras de las diferentes áreas.
  • Gestionar los procesos y procedimiento de compras de bienes y adquisición de servicios.
  • Realizar solicitudes de cotización según procedimiento y buscar nuevos proveedores.
  • Garantizar que todos los artículos-servicios adquiridos representan la mejor relación calidad-precio, cumpliendo las necesidades en los plazos y tiempos de entrega.
  • Elaboración de cuadro comparativo para selección de proveedores.
  • Entregar información de nuevos proveedores al Coordinador Nacional de Logística y Administración para realizar la solicitud de vetting.
  • Crear  información de proveedores en el sistema INTEGRATED  
  • Elaboración  orden de compra (OC) en el sistema INTEGRATED
  • Envío orden de compra al proveedor, previa aprobación de Coordinador Nacional de Logística y Administración. 
  • Asegurar el cumplimiento de los requisitos de facturas junto con los demás formatos del proceso de compras según las exigencias de las políticas internas.
  • Elaboración notas de buen recibido ITEMS comprador
  • Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
  • Control de suministros papelería aseo cafetería y dotaciones institucionales
  • Consolidar necesidades de dotación y útiles de oficina y elaboración de requisiciones.

Caja Menor

  • Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
  • Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
  • Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor.
  • Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados.
  • Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos

Correspondencia y archivo

  • Recibir y entregar la correspondencia de la oficina
  • Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de Cali a Bogotá

Servicios para la oficina

  • Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá.
  • Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación en Cali.
  • Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.

HABILIDADES Y CONDUCTAS (nuestros valores en práctica):

Rendición de cuentas:

  • Capacidad de Análisis, organización y síntesis de información.
  • Capacidad para por sí mismo tomar decisiones, gestionar eficientemente los recursos, alcanzando y siendo ejemplo de los valores de Save the Children

Exigencia:

  • Asume la responsabilidad para su propio desarrollo personal y el de su equipo de trabajo
  • Presenta resultados medibles de alta calidad
  • Visión / orientación de futuro

Colaboración:

  • Accesible, buen escucha, fácil de hablar, construye y mantiene relaciones efectivas con los colegas, los miembros, asociados externos y simpatizantes.
  • Apertura para trabajar con diversidad de cultura, valores y diferentes perspectivas de personas.

Creatividad:

  • Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.

Integridad:

  • Honesto, fomenta la apertura y la transparencia. Construye y genera confianza

REQUISITOS  

  • Tecnólogo o profesional en logística, administración, ingeniería industrial o áreas afines equivalente en experiencia.

EXPERIENCIA Y CUALIDADES

  • Mínimo dos años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional.
  • Buenas habilidades de comunicación.    
  • Buenos conocimientos en programas de computación, particularmente en programas básicos de Office y Outlook.
  • Capacidad para trabajar bajo presión y facilidad para establecer prioridades y cumplir con plazos establecidos.
  • Capacidad comprobada para poder trabajar en equipo.  Capacidad para trabajar en un equipo multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional.
  • Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para éste cargo.
  • Políticamente y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia
  • Alto nivel de compromiso con valores de  Save the Children

Responsabilidades adicionales al puesto

Disponibilidad para viajar 

Igualdad de Oportunidades

El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de FSC. 

Salud y Seguridad

El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Políticas de Salud y Seguridad. 

Se recibirán propuestas hasta el 20 de Mayo 2016, y podrán enviarse al correo electrónico [email protected], indicando en el asunto del correo el nombre de la convocatoria Asistente Logístico y Administrativo ciudad de Cali